Contexto actual
Los métodos de trabajo han cambiado, hoy día se dan nuevas formas de interactuar con los empleados, así como de crear sinergias y de dirigir a los equipos. Se ha evolucionado a años luz este tiempo por circunstancias exógenas, siendo el factor principal la pandemia causada por la COVID-19.
Todo esto, ha propiciado que tomen un considerable protagonismo las nuevas herramientas digitales, en un gran número de casos facilitando la comunicación y el funcionamiento de las compañías.
De esta manera, el teletrabajo, que definitivamente ha venido para quedarse, presenta múltiples ventajas para las compañías. El hecho de poder disponer de talento en cualquier parte del mundo ha supuesto un cambio de mentalidad en multitud de empresas que ya no ven un impedimento firmar un contrato de trabajo con una persona que se encuentra en un lugar distinto al de donde están ubicadas sus oficinas físicas.
Sin embargo, resulta una tarea más complicada conseguir que las personas que se incorporan se empapen de la cultura de la compañía y se sientan integradas desde el momento inicial. De ahí, la necesidad de tener construido un plan de acogida o como aquí lo vamos a llamar, un proceso de onboarding.
Proceso de onboarding a distancia
En este contexto, hay que preguntarse, ¿Qué ocurre con el nuevo talento que se incorpora a distancia en la empresa? Aquí, es donde nace la necesidad de crear un nuevo plan de acogida distinto a lo convencionalmente establecido, esto es, el apretón de manos, el recorrido por las instalaciones corporativas, y una presentación del equipo a voz alzada. Ahora, es distinto.
En estos momentos, una de las principales problemáticas con las que se están encontrando los departamentos de recursos humanos, es este proceso de acogida de los nuevos empleados que se incorporan en remoto. Más concretamente, en la ejecución y en la forma de integrar a estas personas para que se sientan parte de la compañía desde el minuto uno.
Por tanto, es latente la importancia de saber estructurar este proceso a distancia, y tener un plan establecido con una serie de pautas; transmitiendo la cultura organizativa, el mensaje de quiénes somos y por qué queremos contar contigo. Evidentemente, esto no es tarea fácil, pero tampoco es imposible. Se requiere la implicación no solo de recursos humanos, sino de todos los departamentos en los que estará implicada la persona que se incorpora.
Cómo elaborar el proceso
¿Qué se necesita para la elaboración del proceso de onboarding en remoto? Desde mi punto de vista, existen unos parámetros generales que aplican para cualquier compañía. Estos son:
- La previsión. Es importante que cada trabajador que se incorpora conozca su plan de formación con un planning semanal o mensual al completo y que lo haga con antelación. Muchos procesos se pueden automatizar lo que supone una clara ventaja y un ahorro considerable de tiempo, y papel.
- Organización. Tener organizado y estructurado el proceso, para no ocasionar retrasos o generar dudas e inseguridad en la persona que se incorpora.
- Comunicación, saber comunicarlo. El feedback, tiene que ser continuo, sobre todo al principio.
Además, se hace necesario contar con varios elementos:
- Construir un manual básico disponible para todos los managers y empleados. Este manual debe incluir tres momentos: bienvenida, acogida e integración. También debe contener toda la información relativa al proceso. Por ejemplo, se pueden incluir procedimientos del día a día, vacaciones, comunicación con el área de TIC, etc. Si es posible, este documento se enviaría antes de que la persona empiece a trabajar.
- Establecer un timming. La primera semana es crucial, debe existir una colaboración de ayuda, entre distintas áreas. Al manager de cada área, habrá que delegarle una serie de responsabilidades, como pueden ser, programar la agenda de la primera semana y las reuniones con las distintas áreas. Facilitando al empleado toda la información que requiera y sea necesaria. Manejar bien los tiempos es imprescindible.
- Protocolizar el proceso. Mantener una misma política para todos los procesos de acogida. Realizando un seguimiento del proceso al menos durante los dos primeros meses, y tener una encuesta de satisfacción preparada para conocer la opinión a posteriori.
- Humanizar el proceso. Este punto, tiene un peso muy relevante. Desde un prisma humano, se debe acercar el proceso virtual para que se ajuste en la mayor medida a una acogida cálida, rompiendo las barreras de la distancia.
Cuestiones para tener en cuenta
- El manager tiene que ser colaborativo, es tarea de recursos humanos hacerles entender la importancia del proceso a los managers de las distintas áreas, y lo que se pierde si se hace mal y la persona decide abandonar a los pocos meses.
- Trasladar la mayor cantidad información de la empresa, de manera directa, clara y concisa. Esto puede ser a través del manual o en diferentes reuniones al principio. Importante, mostrar la estructura de la empresa y el organigrama.
- Transmitir los valores de la compañía. El proceso de onboarding, es la primera oportunidad que tenemos de dar a conocer la compañía. A través de vídeos, infografías, diferentes reuniones con el CEO, una sesión de Welcome con su equipo, actividades o juegos.
Conclusiones
La transición a estos procesos en remoto no es sencilla, pero es una realidad que estas metodologías han venido para quedarse. Las empresas tendrán que adaptarse y ser flexibles, trabajando la comunicación y generando engagement. Las reuniones virtuales, no tendrán que versar solo sobre trabajo, hay que aprovechar estos encuentros para conocerse, para hacer equipo, y para crear ambiente de oficina.
El futuro de la adquisición y fidelización del talento pasa en gran medida por hacer bien el trabajo en estos procesos, que se irán introduciendo y asentando poco a poco en las empresas. Mejorando la vida de las personas para conseguir resultados óptimos.
Puede parecer un proceso muy costoso de primeras, pero nada más lejos de la realidad.
La distancia social no debe ser un impedimento para poder transmitir la verdadera idiosincrasia de una compañía, y para incorporar nuevo talento, aunque sea de manera virtual.
Ya ven, en este barco hay que remar todos juntos y en la misma dirección.
TodosobreRRHH 